Nhắc đến sự kiện chúng ta thường nghĩ ngay đến các loại dường như lễ khánh thành, party…Tuy nó khác biệt nhưng để tổ chức một sự kiện thành công, may mắn tốt lành, dù lớn hay nhỏ cũng cần đi theo một trình tự cơ bản.
Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu quy trình tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp xem có bao nhiêu bước cơ bản nhé!
Tham khảo công ty du lịch uy tín, chất lượng tại đây
Hình thành chủ đề cho sự kiện
Chủ đề cho sự kiện thông thường sẽ được phía khách hàng đưa ra yêu cầu, chủ đề liên quan đến quảng bá bức ảnh cho công ty, giới thiệu sản phẩm, hoặc xúc tiến đẩy mạnh vận động kinh doanh.
Vì vậy, đây chính là khâu quan trọng nhất, bởi vì hiểu và đáp ứng được những yêu cầu của khách hàng và thỏa mãn cao nhất những gì mà khách hàng mong đợi chính là mục đích của công việc bạn đang thực hiện.
Viết nội dung chương trình
Nội dung chương trình của một sự kiện cần đáp ứng đủ cả 3 yếu tố: đúng, đủ và độc.
– Đúng: Về yếu tố này chính là việc thực hiện đúng những yêu cầu từ phía khách hàng, thực hiện đúng những gì mà khách hàng, doanh nghiệp thuê bạn tổ chức sự kiện. Qua đó đưa về cho họ niềm vui và sự tin tưởng thì lúc đó bạn đã thành công
– Đủ: Yếu tố này chính là đảm bảo an toàn đủ tất cả các phần của một sự kiện được tổ chức bài bản từ mục tiêu, đối tượng khách hàng mà chúng ta đang tìm hiểu, địa điểm, thời khắc…Tất cả những yếu tố trên đều quan trọng. Vì nếu như thiếu sót một mảng nào đó cũng biến thành làm lỡ cả kế hoạch và mất điểm đối với khách hàng.
– Độc: Yếu tố này chính là điểm thu hút khách hàng và người đến tham dự, tạo được sự quan tâm và ấn tượng đối với người tham gia chương trình.
Hoạch định công việc
Hoạch định công việc có nghĩa là bạn phải lên danh sách tất cả những công việc, nhiệm vụ cần phải làm, thời khắc, chi phí và số người tham dự…
Bạn cần lên danh sách một cách chi tiết, hợp lý cho từng phần để tránh sai sót và bảo đảm an toàn mọi công việc diễn ra một cách mạch lạc không gặp trở ngại, thành công.
Thực hiện kế hoạch
Thực hiện kế hoạch chính là lúc tất cả các bộ phận đều cùng nhau thực mọi công việc đã được phân công, hoạch định từ trước dưới sự cai trị của các bộ phận, nhằm mang về hiệu quả cao.
Tổ chức và theo dõi sự kiện
Tổ chức sự kiện là khâu vô cùng quan trọng, bạn phải bảo đảm an toàn chương trình thực hiện đúng tiến độ và lịch trình đã lên sẵn.
Khi sự kiện được bắt đầu thì người cai trị thực hiện khâu theo dõi sự kiện, bạn phải nắm rõ và hiểu tất cả mọi công việc của các nhân viên do mình cai quản để kịp thời và có cách giải quyết những vấn đề phát sinh.
Kết thúc sự kiện và thu dọn
Sau khi kết thúc sự kiện, bạn phải điều hành các bộ phận hối hả tiến hành thu dọn đồ đạc một cách gọn gàng, kiểm tra lại tất cả những dụng cụ và phương tiện, giao dịch thanh toán đúng và kết thúc hợp đồng với nhà cung cấp, đồng thời thực hiện tốt công tác vệ sinh nơi diễn ra sự kiện để giữ hình ảnh đẹp về văn hóa của doanh nghiệp mình.
Họp rút kinh nghiệm
Sau khi sự kiện kết thúc, mỗi bộ phận trong các khâu sẽ viết bài báo cáo những điểm còn thiếu sót trong quy trình tổ chức sự kiện để rút kinh nghiệm cho việc tổ chức những sự kiện tiếp theo sau.
Như vậy trên đây là tất cả những công đoạn cơ bản nhất trong việc tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp và bài bản. Các bạn hãy cùng chúng tôi tham khảo để thực hiện những sự kiện thành công tốt lành may mắn nhé!
